Jumat, 09 Agustus 2019

Penting Mengetahui Apa Itu SOP dan Strukturnya


Bagi pebisnis atau calon pengusaha besar, pemahaman tentang apa itu sop haruslah mendalam. Sebab, SOP (standar operasi prosedur) ini penting sekali dalam perkembangan perusahaan anda. Setiap standar operasi prosedur yang baik akan mengajarkan karyawan Anda bagaimana mereka memulai pekerjaan mereka dan cara bekerja dengan memperhatikan kesehatan dan keslamatan diri.
Struktur Standar Operasi Prosedur

Ketika Anda membuat SOP untuk bisnis Anda, ada beberapa desain standar yang terbukti efektif:
1.    Daftar periksa. Jika karyawan Anda bekerja 45 meter dari atas tanah atau menangani bahan radioaktif, daftar tindakan pencegahan keselamatan yang harus mereka ambil di awal pekerjaan adalah apa yang mereka butuhkan.
2.    Daftar periksa hierarkis. Ini adalah daftar langkah-langkah dalam SOP, dengan daftar tindakan tambahan yang diperlukan untuk setiap langkah. Jika, katakanlah, langkah pertama dalam SOP adalah untuk "membuat kopi," maka substepsinya mungkin untuk menggiling kacang, menghidupkan pembuat kopi, menempatkan kacang di pembuat kopi dan menambahkan air.
3.    Diagram alir. Jika standar operasi prosedur Anda membutuhkan pilihan dan keputusan, diagram alur yang menunjukkan jalur yang berbeda untuk diambil merupakan pilihan terbaik. Jika pelanggan toko dapat mengembalikan barang yang dibeli misalnya, SOP mungkin memerlukan respon seperti pada apakah pelanggan memiliki tanda terima atau apakah dia membayar dengan uang tunai atau kartu kredit.

Menulis Standar Operasi Prosedur
Jika telah paham apa itu sop, selanjutnya anda harus tahu cara menulis standar operasi prosedur yang jelas, mudah dibaca dan dipahami. Sebab, tujuan dari prosedur operasi standar adalah untuk membantu karyawan melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Agar hal itu terjadi, Anda memerlukan dokumen tertulis yang dapat dipahami karyawan. Ada beberapa cara salah dan bertentangan dengan tujuan SOP. Berikut ulasannya :

-    Jika manajemen paling atas menulis SOP, mereka tidak memiliki sesuatu yang konkret untuk dikatakan tentang pekerjaan. Mereka memuat dokumen tersebut dengan bahasa bisnis dan legal, jadi tidak ada gunanya bagi karyawan bawah.
-    SOP dapat mengatakan apa yang harus dilakukan tetapi tidak mengapa. Menjelaskan alasan untuk mengikuti prosedur ini memudahkan karyawan untuk berkomitmen pada tujuan SOP.
-    Tulisannya membosankan dan berformat buruk. Blok teks yang solid membuat mata pedih, sementara poin-poin dan paragraf kecil membuat teks lebih mudah dibaca. Diagram dan ilustrasi, juga membuat mata tertarik membacanya.
-    SOP yang memperingatkan karyawan tentang melakukan hal yang salah lebih menyebalkan dan menyinggung daripada SOP yang memberi tahu mereka hal yang benar untuk dilakukan.
Ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat SOP yang ingin dirujuk oleh karyawan:
-    Bicaralah dengan karyawan sebelum membuat SOP. Begitu perusahaan Anda mulai tumbuh, karyawan di berbagai departemen akan lebih tahu tentang bagaimana hal-hal dilakukan daripada Anda. Dapatkan ide-ide mereka atau minta mereka menulis draft awal SOP.
-    Berikan detail yang cukup untuk membuat SOP. Jangan merinci proses sampai-sampai karyawan tenggelam dalam hal-hal kecil.
-    Jaga bahasa tetap jelas dan singkat. Jika draf awal terlalu bertele-tele, segera perbaiki.

Menguji SOP
Menulis standar operasi prosedur Anda bukanlah akhir dari pekerjaan. Pertama, Anda perlu mengkonfirmasi bahwa dokumen itu sejelas dan berguna seperti yang Anda pikirkan. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah menemukan karyawan yang tidak berpengalaman dalam prosedur tertentu dan minta dia mencoba untuk melakukan pekerjaan berdasarkan SOP yang Anda buat.
Jika karyawan tidak dapat menyelesaikan proses, pertimbangkan hal berikut:

-    Apakah Anda menghilangkan salah atau atau beberapa langkah?
-    Apakah Anda menganggap semua orang tahu beberapa informasi dasar tentang proses tersebut, jadi itu tidak termasuk?
-    Apakah beberapa langkah yang tercantum dalam dokumen perlu lebih detail?
-    Apakah tulisan lebih sulit untuk dipahami daripada yang Anda pikirkan?
-    Ambil umpan balik karyawan dan modifikasi dokumentasi SOP. Ulangi ini sampai Anda puas bahwa karyawan baru dapat membaca standar operasi prosedur dan melaksanakannya tanpa instruksi tambahan.

Sebagai pimpinan sebuah perusahaan memahami apa itu sop dan manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan adalah wajib.

0 on: "Penting Mengetahui Apa Itu SOP dan Strukturnya "